Assistant(e) de Direction & Coordination Administrative

QUI SOMMES-NOUS ?

Paragon Mobility est une société franco-helvétique spécialisée dans le déploiement d’une nouvelle génération d’infrastructure de recharge pour véhicules électriques, avec une approche radicalement différente des opérateurs traditionnels. Avec des implantations à en Suisse (Bienne) et en France (Sophia Antipolis, Lille, Aix-en-Provence), nous opérons en forte croissance et déployons un réseau de sites en France, Suisse et à l’international. Notre équipe, à taille humaine, est composée d’ingénieurs, de techniciens et de développeurs passionnés par l’énergie et les nouvelles technologies.

CONTEXTE DU POSTE

Le siège suisse de Paragon Mobility, basé à Bienne, est le centre névralgique de nos activités administratives, financières et de coordination à l’échelle du groupe. Dans le cadre de notre croissance, nous recrutons un(e) Assistant(e) de Direction & Coordination Administrative pour épauler directement le CEO dans la conduite des processus clés.

Ce poste est proposé à mi-temps (50%), avec une vocation claire à évoluer vers un temps plein au fur et à mesure du développement des activités et de la montée en puissance du candidat dans ses responsabilités. C’est un rôle central dans une structure à taille humaine, où chaque contribution a un impact direct et visible.

Ce rôle est l’interface administrative et financière de référence au sein du siège : il assure la fluidité des processus opérationnels, la rigueur des suivis comptables et administratifs, et contribue à l’organisation efficace de la Direction.

Le candidat est amené à intervenir sur les processus administratifs et financiers des entités suisses et françaises du groupe. Cette dimension internationale requiert une capacité d’adaptation aux contextes réglementaires et administratifs des deux pays, et offre en retour une exposition large et enrichissante à des réalités opérationnelles variées.

DESCRIPTIF DES PRINCIPALES MISSIONS ET RESPONSABILITES

1. Gestion administrative et financière

Facturation achats et ventes

• Réceptionner, contrôler et enregistrer les factures fournisseurs ; organiser leur validation et leur
• règlement dans les délais convenus.
• Établir et émettre les factures clients selon les jalons contractuels et les instructions de la Direction.
• Assurer le suivi des créances clients et des litiges de facturation.
• Maintenir à jour les reporting de suivi des flux de facturation achats / ventes.

Paiements et gestion de trésorerie (sur délégation)

• Préparer, soumettre à validation et exécuter les ordres de paiement fournisseurs et virements bancaires sur délégation de la Direction.
• Assurer le suivi régulier des positions de trésorerie des différentes entités du groupe.

Processus comptables

• Préparer les éléments comptables périodiques (rapprochements bancaires, classement, pièces justificatives) en liaison avec le cabinet comptable ou l’expert-comptable de l’entreprise.
• Contribuer aux clôtures périodiques et aux reportings financiers produits à destination de la Direction.

Charges sociales et assurances

• Assurer et suivre les déclarations et les paiements périodiques auprès des organismes sociaux suisses
• Gérer les affiliations, mutations et sorties de collaborateurs auprès des différents organismes.
• Être l’interlocuteur de référence pour les questions administratives relatives aux charges sociales suisses, en coordination avec la direction et les prestataires RH ou fiduciaires.
• Assurer une veille de premier niveau sur les obligations légales et réglementaires liées aux chargessociales dans le canton de Berne.

2. Assistance à la Direction (CEO)

• Assister le CEO dans son agenda et ses priorités quotidiennes : organisation de réunions interneset externes, préparation de documents, suivi d’actions.
• Organiser occasionnellement les déplacements professionnels du CEO : réservation de transports et hébergements, gestion et saisie des notes de frais.
• Prendre en charge l’accueil de partenaires, clients ou investisseurs lors de visites au siège de Bienne.
• Rédiger ou mettre en forme des courriers, communications et documents officiels à destination des administrations, partenaires, clients et prestataires.
• Assurer la gestion et le classement de la documentation administrative et contractuelle.

3. Coordination des processus de recrutement

• Assister la Direction dans le suivi des processus de recrutement en cours : diffusion des annonces, réception et tri des candidatures, organisation logistique des entretiens.
• Assurer le suivi des dossiers candidats et maintenir à jour les tableaux de bord recrutement.
• Gérer les échanges administratifs avec les candidats (convocations, confirmations, retours).
• Coordonner les démarches administratives d’intégration des nouvelles recrues (contrats, affiliations, accueil).

PROFIL RECHERCHE

Formation

• Bachelor HES (Haute École Spécialisée) en gestion d’entreprise, économie d’entreprise ou comptabilité, ou équivalent.

Expérience

• 3 à 5 ans d’expérience minimum dans un rôle polyvalent à dimension administrative et financière, dans une PME dynamique exportatrice ou en filiale d’un groupe international.
• Expérience confirmée dans la gestion des processus de facturation, de paiement et de comptabilité courante.
• Connaissance des obligations administratives et sociales propres au droit suisse : AVS, LPP, LAA, déclarations aux caisses
• Une expérience ou exposition aux processus administratifs et financiers d’une entité française serait un atout significatif
• Expérience d’assistance à un dirigeant (CEO ou équivalent)
• Toute expérience dans un contexte bilingue ou international sera considérée favorablement.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques courants (Suite MS Office)
• Expérience d’utilisation de logiciels de pré-comptabilité, de suivi financier ou d’ERP seraitappréciée.
• Capacité à lire et produire des documents financiers courants : factures, notes de frais,récapitulatifs de trésorerie, tableaux de bord.
• Ouverture aux nouveaux outils numériques et à l’intelligence artificielle, notamment pourautomatiser des processus répétitifs et gagner en efficacité opérationnelle.
• Qualité rédactionnelle irréprochable en français et anglais — production de courriers et communications officielles.

Langues

• Français : courant (C1)
• Anglais : courant (B2 minimum), obligatoire
• Allemand : atout significatif

Qualités personnelles

• Rigoureux et fiable : vous gérez des données sensibles et savez tenir des délais impératifs.
• Capable de hiérarchiser vos priorités et de gérer plusieurs dossiers en parallèle en toute autonomie
• Communication claire et précise
• Discret et professionnel
• Dynamique et proactif : vous anticipez les besoins, signalez les problèmes avant qu’ils ne deviennent critiques.
• Présentation soignée
• À l’aise dans un environnement multiculturel et international, au sein d’une structure en forte croissance.

CE QUE NOUS APPRECIONS EN PLUS

• Connaissance du tissu économique et des administrations du canton de Berne
• Envie de s’impliquer dans une structure ambitieuse qui responsabilise ses collaborateurs et offre de réelles perspectives d’évolution.
• Volonté de faire évoluer le poste vers un temps plein à mesure que les activités du groupe se développent en Suisse.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Un rôle à forte responsabilité dès le premier jour.
• Un environnement de travail stimulant et bienveillant.
• Des perspectives réelles d’évolution.
• Un package compétitif.

COMMENT POSTULER ?

Envoyez votre CV et une lettre de motivation à :

recrutement@paragonmobility.com

Nous étudions toutes les candidatures qui correspondent au profil avec attention.

Pour en savoir plus sur notre activité : www.paragonmobility.com